Alcance comunitario continuo (de manera segura) durante y después de COVID-19
Por Mike Schoelen
En 2019, no hubo preocupación por atraer a cientos de voluntarios a la cafetería de la escuela, capacitarlos sobre cómo recopilar información de la encuesta y luego enviarlos a la comunidad para tener conversaciones individuales con las poblaciones vulnerables. De hecho, esto sucedió en todo el país durante una serie de recuentos obligatorios de Point in Time (PIT) para comprender las necesidades de las personas sin hogar, y sucederá nuevamente para las docenas de otros tipos de encuestas que los programas comunitarios completan cada año.
Un equipo de voluntarios de la comunidad.
Este año, sabiendo lo que se necesita para combatir la pandemia mundial de la enfermedad por coronavirus 2019 (COVID-19), este escenario es casi imposible de imaginar. Su organización podría estar evaluando métodos para reclutar, capacitar, administrar, rastrear y validar los resultados de cientos de personas mientras mantiene el distanciamiento social. Afortunadamente, puede estar preparado para estos desafíos implementando las herramientas necesarias, ahora mismo.
Reclutando desde la distancia
Con los nuevos requisitos de distanciamiento social, su organización podría tener una batalla cuesta arriba para registrarse y aprobar una gran cantidad de voluntarios que utilizan entrevistas cara a cara. La digitalización con el proceso de solicitud es más fácil de lo que piensas. Con Survey123 for ArcGIS, puede hacer a los solicitantes una serie de preguntas condicionales en una "entrevista digital" y revisar las presentaciones más adelante. Estos formularios también pueden recopilar información de ubicación para comprender si un voluntario prefiere una determinada región y dónde se deben refinar los esfuerzos de reclutamiento.
Basado en las respuestas dadas por un individuo, la encuesta presenta un conjunto específico de preguntas u orientación. Si está escrito correctamente, prácticamente puede simular una entrevista para seleccionar los candidatos ideales y recopilar la información necesaria sin formularios largos y posiblemente preguntas irrelevantes. Por ejemplo, si un voluntario especifica que tiene un vehículo, puede proceder a hacer preguntas sobre la cantidad de asientos disponibles. De lo contrario, estas preguntas se omitirán automáticamente.
Una vez que el individuo ha enviado esta información, existe como un elemento en ArcGIS Online. Aquí, se puede agregar a los mapas para visualizar las concentraciones de voluntarios para enfocar los esfuerzos de reclutamiento, los candidatos pueden ser aprobados o rechazados utilizando herramientas de administración, y se pueden crear paneles para seguir el progreso a medida que construye su equipo. Todo esto se logra sin apretones de manos, aplicaciones en papel o interacción cara a cara.
Un enfoque directo a la capacitación práctica
Digamos que tuvo éxito al conseguir que 100 personas que estén registradas y seleccionadas sean voluntarias, y ahora es el momento de capacitarlas para realizar la encuesta comunitaria. En la era de las encuestas no digitales, esto probablemente requirió pasar encuestas de muestra en papel y analizar cómo se deben hacer y completar las preguntas.
Las nuevas herramientas y técnicas simplifican la capacitación y la recopilación de datos. Las encuestas pueden enlazar a videos que describen cómo los voluntarios deben realizar su trabajo. Debido a que la tecnología es intuitiva, el requisito de capacitación es mínimo: los voluntarios solo siguen la guía en la pantalla a medida que se responden las preguntas. Esto incluso podría incluir encuestas en varios idiomas.
Debido a que no hay papel involucrado, los voluntarios pueden enviar un número ilimitado de encuestas de prueba para su revisión y corrección. Esto garantiza que dominen el proceso antes de realizar la encuesta en vivo.
Gestión y seguimiento de voluntarios
En el escenario de la encuesta comunitaria de 2019, los voluntarios fueron llevados a una cafetería de la escuela donde se sentaron hombro con hombro para las tareas de su equipo y los enviaron al campo. Con COVID-19 en la mezcla, este modelo no será posible y necesitará una nueva forma de asignar tareas.
Con Workforce for ArcGIS, los organizadores pueden asignar de forma remota personas a pequeños equipos y geografías, asegurando que todo el territorio esté cubierto sin un evento masivo cara a cara. Mientras tanto, todos los voluntarios pueden ser rastreados en el campo por seguridad y para asegurar un distanciamiento social adecuado. Esto tiene el beneficio secundario de confirmar que cada bloque está cubierto durante la encuesta.
Validando resultados
Mientras los voluntarios todavía están en el campo, los voluntarios individuales siguen la guía en su dispositivo para recopilar información mientras examinan el vecindario. En lugar de interactuar con un líder de equipo en el campo, algunos líderes se quedarán atrás y revisarán los datos a medida que ingresen. Si se envía una mala respuesta, se puede marcar en tiempo real y se pueden enviar instrucciones para recopilar nueva información.
Con las herramientas de encuestas tradicionales, existe un retraso significativo entre la recopilación y la validación de los datos: cuando se descubre una mala respuesta, es demasiado tarde para corregir el registro y debe descartarse. Validar la información en tiempo real puede mejorar la precisión y el distanciamiento social.
Cómo comenzar ahora
Estos pasos pueden parecer una tarea importante, especialmente si su organización se enfrenta a una fecha límite para convertir los métodos de encuesta tradicionales a digitales. Afortunadamente, existe una solución que puede implementar estos recursos necesarios rápidamente.
Para que su organización tenga éxito con este modelo, requerirá lo siguiente:
- Un entorno para alojar este contenido.
- Encuestas detalladas para recopilar información.
- Aplicaciones móviles para enviar datos desde el campo
- Paneles de control para revisar información y datos de voluntarios
Aquí es donde ArcGIS puede ser muy estratégico. Con ArcGIS Online, el software como servicio de Esri, nunca tendrá que preocuparse por la administración del servidor o la escalabilidad para admitir estos proyectos. Además, herramientas como ArcGIS Solutions pueden ofrecer mapas, aplicaciones y formularios llave en mano que proporcionan la mayoría de las capacidades anteriores en solo unos pocos clics. Si bien Esri ofrece una solución integral para personas sin hogar y recuentos de PIT, estas soluciones pueden modificarse fácilmente para adaptarse a una variedad de otras encuestas comunitarias.
Para cualquier otra cosa que su organización requiera, ArcGIS Online sigue un enfoque de configuración primero. Esto significa que, si necesita crear un panel nuevo y personalizado a partir de sus datos, a menudo no se requiere código ni experiencia avanzada. Si necesita orientación o asistencia, Esri cuenta con servicios profesionales y expertos en la materia que están listos, dispuestos y pueden ayudarlo.
Precauciones necesarias
Como siempre, debe tomar medidas para comprender qué precauciones, si corresponde, deben tomarse con los datos relacionados con la información de salud protegida (PHI), la información de identificación personal (PII) y la información de violencia doméstica (DV). Puede encontrar algunos recursos útiles en este artículo para comenzar. Hay recursos adicionales disponibles para abordar la seguridad con dispositivos móviles y con Survey123 for ArcGIS en general.
Acerca del Autor
Mike es ingeniero de soluciones para el equipo de Salud y Servicios Humanos de Esri en la oficina de Washington, D.C. y autor del blog #InAGIF. Le encanta demostrar cómo GIS es fácil de usar y puede tener un impacto increíble en la comunidad, la nación y el mundo. También es cartógrafo, viajero, excursionista y entusiasta de la comida rápida.